Serwis internetowy Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jordanowie

Logo EFS Kapitał Ludzki i Unia Europejska

znak: MOPS-271/ZO/2/2013

 

ZAPYTANIE   OFERTOWE O WARTOŚCI ZAMÓWIENIA DO 14 000 EURO

 

I.   ZAMAWIAJĄCY

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej

ul. Piłsudskiego 25                                                

34-240 Jordanów

 

NIP: 735-10-26-193,  REGON: 490641535

II.      PRZEBIEG  POSTĘPOWANIA

  1. Do przedmiotowego udzielenia zamówienia z uwagi na swoją wartość nie mają zastosowania przepisy ustawy PZP.
  2. Przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest zgodnie z umową ramową dla Projektów systemowych OPS i PCPR. Zainteresowani Wykonawcy składają Oferty zgodnie z wymaganiami niniejszego Zapytania ofertowego.
  3. Zamawiający oceni  Oferty pod względem zgodności  z niniejszym Zapytaniem ofertowym  oraz dokona oceny punktowej zgodnie z określonymi w Zapytaniu ofertowym kryteriami.
  4. Na podstawie określonych kryteriów Zamawiający wybierze jednego Wykonawcę, którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów w kryterium oceny ofert. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkich Wykonawców biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wskazując nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) Wykonawcy, którego ofertę wybrano.

 

III.      ISTOTA  ZAMÓWIENIA

  1. Zamówienie stanowi usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego i opracowania raportu wraz z opinią z audytu projektu unijnego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, pod nazwą „Wspólne działanie”, według umowy Nr UDA-POKL.07.01.01-12-044/08-00.
  2. Audyt musi zostać przeprowadzony a raport wydany zgodnie z załącznikiem nr 9 do umowy o dofinansowanie. Wymagania dotyczące audytu dostępne są pod adresem: http://www.pokl.wup-krakow.pl/index.php/umowy-stare.html .
  3. W sytuacji zmiany wytycznych WUP Kraków dotyczących wymagań dotyczących audytu, w czasie pomiędzy wyborem Wykonawcy a realizacją zamówienia, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu.
  4. Definicje, cele, sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL, rezultaty, a także informacje na temat,jakie elementy powinien zawierać raport określają wytyczne WUP Kraków powołane powyżej.
  5. Dane projektu:
    1. Okres realizacji projektu: od 01-08-2008 do 31-12-2012, objętyod 01-01-2009 do 31-12-2012.
    2. Beneficjent: Miasto Jordanów/Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Jordanowie
    3. Wartość projektu : 571.412,37 zł.
    4. Wartość dofinansowania: 495.922,86 zł
    5. Wartość wkładu własnego: 75.489,51
    6. Liczba uczestników projektu - 63 osoby
    7. Partnerzy: nie
  6. Wykonawca przygotuje dwa egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go Zamawiającemu w wersji elektronicznej.
  7. Termin realizacji audytu od 6.05.2013 roku, termin oddania raportu do 29.05.2013 rok.

IV.    ZAKRES AUDYTU OBEJMOWAĆ POWINIEN W SZCZEGÓLNOŚCI:

  1. sprawdzenie, czy Zamawiający realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w tym w zakresie stosowania prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych),
  2. sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte,
  3. sprawdzenie, czy Zamawiający posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo – księgowym,
  4. sprawdzenie poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ocenę kwalifikowalności kosztów oraz sposób ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej,
  5. sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione,
  6. sprawdzenie wniosków o płatność z księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu,
  7. sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez Zamawiającego,
  8. sprawdzenie sposobu promocji projektu,
  9. sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji gromadzonej w ramach realizowanego projektu.
  10. sprawdzenie sposobu rekrutacji uczestników projektu (sprawdzenie kwalifikowalności uczestników projektu w ramach danego projektu poprzez odniesienie zapisów Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL, dokumentacji konkursowej oraz założeń projektu do dokumentacji przedłożonej beneficjentowi przez potencjalnych uczestników projektu na etapie ich rekrutacji, np. oświadczeń).
  11. sprawdzenie sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzaniao uczestnikach projektu (w ramach Podsystemu PEFS) zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Ochronie Danych Osobowych (Dz. U. z 2002 r., nr: 101, poz. 926 z późn. zm.).
  12. ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych z zastrzeżeniem, że Zamawiający jest zobligowany do stosowania zasady konkurencyjności. Ocena poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmująca w szczególności sprawdzenie,
    1. czy beneficjent prawidłowo stosuje Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r.  Prawo Zamówień Publicznych
    2. czy spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu udzielenia zamówienia  (gdy  zamawiający wybrał tryb inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony),
    3. czy ustalenie wartości zamówienia było prawidłowe,
    4. czy beneficjent posiada kompletny protokół postępowania o udzielenie  zamówienia publicznego,
    5. czy SIWZ jest kompletny tj. zawiera wszystkie elementy zawarte w art. 36ustawy, np. opis przedmiotu zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, kryteria  dotyczące wyboru oferty,
    6. czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiających przekazywane są do publikacji zgodnie z przepisami Ustawy,
    7. czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w SIWZ,
    8. czy beneficjent udzielający zamówienia w ramach projektu dokonał wyboru  wykonawcy z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania.

W przypadku beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych audyt powinien obejmować także prawidłowość zakupu dostaw  i usług pod kątem racjonalności wydatków.

V. RAPORT KOŃCOWY PROJEKTU SPORZĄDZONY ZAWIERAŁ BĘDZIENASTĘPUJĄCE ELEMENTY:

A. Informacje ogólne

  1. Data sporządzenia raportu
  2. Numer audytowanego przedsięwzięcia
  3. Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie.
  4. Termin przeprowadzenia audytu.
  5. Okres objęty audytem.

B. Cel i metodologia (cel, zakres, zastosowane techniki) audytu

  1. Cel audytu
  2. Zakres przedmiotowy audytu.
  3. Zastosowane techniki audytu.
  4. Audytor powinien dokonać sprawdzenia dokumentacji oraz zapewnić identyfikowalność dokumentów, które podlegały badaniu.

Wykaz sprawdzonych dokumentów stanowić będzie załącznik do raportu z audytu.

C. Ustalenia stanu faktycznego - zgodnie ze szczegółowym zakresem audytu.

D. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz zaznaczenia,

czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy.

E. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień.

F. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje.

G. Opinia w zakresie spełnienia wszystkich wymogów określonych w zakresie ogólny i szczegółowym audytu.

 

Wykonawca zobowiązuje się do dołączenia do raportu listy zweryfikowanych dokumentów. Opinię i raport powstałe w wyniku audytu Wykonawca oznaczy logotypami zgodnie z Wytycznymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 

VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

Wykonawcą zamówienia może być osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości

prawnej lub wykonawcy występujący wspólnie spełniający wymogi odnośnie podmiotów mogących przeprowadzić audyt projektów realizowanych w ramach Poddziałania 7.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Ponadto, o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki (kryteria dostępu):

  1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne Instytucji Pośredniczących nakładają obowiązek ich posiadania. Dokumentem wymaganym przez Zamawiającego potwierdzające spełnianie kryteriów dostępu przez Wykonawcę/ów jest oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa i wytyczne Instytucji Pośredniczących nakładają obowiązek ich posiadania - oświadczenie zawarte w  załączniku nr 2 -  ponadto Wykonawcy zobowiązani są przedłożyć aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania Ofert;
  2. Posiadają wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia. O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed dniem ogłoszenia Zapytania ofertowego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w okresie prowadzenia działalności wykonali, co najmniej 3 usługi odpowiadające charakterowi niniejszego Zapytania. /tj. audyty projektów finansowanych ze środków pomocowych/. Dla potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku, Wykonawca musi załączyć do Oferty wykaz wykonanych, co najmniej 3 usług odpowiadających charakterowi niniejszego Zapytania wraz  z załączeniem dokumentów potwierdzających wartość wykonanej usługi oraz potwierdzenia, że usługi zostały wykonane należycie  – załącznik nr 3;
  3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Wykonawca musi: wykazać, że dysponuje co najmniej 2 osobami, które posiadają odpowiednie umiejętności do wykonania niniejszego Zamówienia. / Z uwagi, iż skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy/,
    Zamawiający wymaga, aby osoba podpisująca raport posiadała uprawnienia biegłego rewidenta lub inne kwalifikacje audytora wymagane przez organizację będącą członkiem Międzynarodowej Federacji Księgowych - International Federation ofAccountants. Ponadto, osoba podpisująca raport powinna posiadać minimum 3 letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów oraz powinna uczestniczyć w  2 audytach projektów finansowanych ze środków  EFS POKL
    Skład zespołu audytowego mogą tworzyć osoby, które m.in.:
    1. posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych,
    2. nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
      Wykaz osób powinien zostać sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr  4 do oferty - należy dołączyć dokumenty potwierdzające uprawienia i kwalifikacje osób, które uczestniczyć będą  w wykonaniu Zamówienia.
  1. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.Dla potwierdzenia spełnienia niniejszego warunku należy złożyć oświadczenie zawarte  w załączniku nr 1;
  2. Spełniają warunek bezstronności i niezależności wykonawcy audytu w stosunku do Miejskiego    Ośrodka Pomocy Społecznej w Jordanowie i projektu systemowego „Wspólne działanie. Dla potwierdzenia tego warunku Wykonawca do Ofert musi załączyć oświadczenie -  załącznik nr 5;
  3. Do oferty Zamawiający musi złożyć szczegółowy opis realizacji Zamówienia, plan przeprowadzenia audytu, metodologię oraz harmonogram przeprowadzenia audytu.

Zamawiający informuje, iż dla badania audytowego: wielkość próby wynosi:

  • w przypadku rzeczowym : 30%
  • w przypadku finansowym: 50 %;
  • wymagany poziom istotności wynosi:  2%
  • wymagany poziom ufności wynosi: 98%:

Ocena spełnienia warunków wymaganych od Wykonawców zostanie dokonana wg formuły „spełnia - nie spełnia", w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach (wymaganych przez Zamawiającego i podanych w niniejszym Zapytaniu) dołączonych do Oferty. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, iż Wykonawca spełnia wyżej wymienione warunki.

    VII.  OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:

  1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę
  2. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie oznaczonej nazwą i adresem Zamawiającego oraz danymi Wykonawcy. Koperta z ofertą powinna być oznakowana w następujący sposób: „Oferta w postępowaniu na wybór audytora celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego w ramach realizowanego projektu systemowego „Wspólne działanie" - współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
  3. Oferta i oświadczenia muszą być podpisane przez: osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania Wykonawcy w obrocie prawnym i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie Oferty zgodnie z danymi ujawnionymi w KRS - rejestrze przedsiębiorców albo w ewidencji działalności gospodarczej lub przez osobę/osoby posiadającą/posiadające pełnomocnictwo (które należy załączyć do Oferty).
  4. W przypadku, gdy Ofertę podpisuje osoba posiadająca pełnomocnictwo musi ono zawierać zakres upełnomocnienia.
  5. Wszystkie dokumenty i oświadczenia dołączone do Oferty wstępnej mają zostać w formie: oryginałów lub kserokopii.
  6. Dokumenty złożone w formie kserokopii powinny być opatrzone„ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM" i podpisane przez osobę/osoby uprawnioną/ uprawnione - podpis z imienną pieczęcią lub czytelny podpis imieniem i nazwiskiem wraz  z pieczęcią firmy.
  7. Oferta musi być czytelna i odpowiadać treści zapytania ofertowego.
  8. W cenie usługi Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie przewidywane koszty związane  z realizacją zamówienia plus podatek VAT.
  9. Ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres ważności umowy i nie będą  podlegały zwiększeniu.
  10. Zaleca się, aby strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane.
  11. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany treści ogłoszenia, o czym poinformuje potencjalnych wykonawców poprzez publikację komunikatu na stronie internetowej www.mops.jordanow.pl .
  12. Oferty nie spełniające warunków określonych w ogłoszeniu podlegają odrzuceniu.
  13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Wykonawcami, w przypadku, gdy nie będzie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, z powodu otrzymania takiej samej liczby punktów przez dwie lub więcej ofert.
  14. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
  15. Wybrany Wykonawca zobowiązany jest do podpisania z zamawiającym umowy w terminie 7 dni kalendarzowych od daty rozstrzygnięcia - wyboru oferty.

VIII.  MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT:

  1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, do29.04.2013 r. do godz 9:00
  2. Zamawiający otworzy oferty w29.04.2013 r. ogodz. 10:00
  3. UWAGA - za termin złożenia Oferty przyjmuje się datę i godzinę wpływu Oferty do Zamawiającego, a nie datę i godzinę jej wysłania przez Wykonawcę (np. przesyłką pocztową lub kurierską).
  4. Złożona Oferta zostanie zarejestrowana (dzień i godzina przyjęcia oraz kolejny numer).
  5. Ofertę złożoną po terminie składania Ofert Zamawiający zwróci bez otwierania po upływie terminu na składanie Ofert.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 

IX. KRYTERIA OCENY OFERT:

  1. Cena – 60%
  2. Doświadczenie Oferenta w zakresie przeprowadzania audytów projektów  z środków     Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki: 40%

 

 Ad.1. Ocena kosztu szkolenia

 

Opis sposobu obliczenia ceny:

 

                      Cena najniższa oferowana brutto

Kszt =  ------------------------------------------------------------------ x 60%x 100

                            Cena badanej oferty brutto

 

Ad.2  Doświadczenie Wykonawcy w przeprowadzaniu audytu: przy ocenie będzie brana pod uwagę ilość przeprowadzonych audytów projektów z środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców.

 

Kryterium to będzie oceniane wg następującego wzoru:

 

                               Ilość punktów ocenianego Wykonawcy

Wartość = ------------------------------------------------------------- x 40% x100 

                      Najwyższa ilość punktów uzyskana przez Wykonawcę

 

 

Elementy podlegające ocenie

Liczba punktów

Wykonawca wykaże, że w badanym okresie przeprowadził
0 - 1 audytów projektów z środków EFS POKL

0 pkt

Wykonawca wykaże, że w badanym okresie przeprowadził
2- 3 audytów projektów z środków EFS POKL

10 pkt

Wykonawca wykaże, że w badanym okresie przeprowadził
4 - 6 audytów projektów z środków EFS POKL

20 pkt

Wykonawca wykaże, że w badanym okresie przeprowadził
7 – 9 audytów projektów z środków EFS POKL

30 pkt

Wykonawca wykaże, że w badanym okresie przeprowadził
10 i więcej audytów projektów z środków EFS POKL

40 pkt


Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

 

Za najkorzystniejszą Ofertę zostanie uznana ta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

X.  DODATKOWE INFORMACJE

  1. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. Postępowanie zostanie przeprowadzone po przeprowadzeniu rozeznania cenowego (w związku z art. 4 pkt 8 ustawy  z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych).
  2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w przypadku, gdy ocena najkorzystniejszej oferty przekroczy kwotę zaplanowaną w budżecie projektu na realizację powyższego działania.
  3. Nie dopuszcza się możliwości składania ofert częściowych.
  4. Do przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji między Zamawiającym i Wykonawcą Zamawiający wybiera formę pisemną lub faks.
  5. Do porozumiewania się z Wykonawcami uprawniona jest Barbara Sutor  pod numerem telefonu 18 26 75 573

Załączniki:

1. Arkusz ofertowy wraz z załącznikami (1-5)

 

 

Jordanów, 2013-04-18                                                                        (-) Zofia Gospodarczyk

                                                                                                                  Kierownik MOPS

 

mops_stopka